Een onderhoudscontract dat zichzelf verlengt is geen zeldzaamheid maar de regel. De clausule staat er meestal al jaren in, iedereen weet dat hij er staat, en toch glipt hij er elk jaar bij een paar contracten doorheen. Niet omdat er niet op gelet wordt, maar omdat de datum waarop je in actie moet komen nergens staat.
De datum die nergens staat
In het contract staan twee dingen: een einddatum en een opzegtermijn. De datum die ertoe doet is geen van beide. Die datum is de einddatum min de opzegtermijn, en die rekent niemand uit tot het te laat is.
Een voorbeeld
Een contract voor liftonderhoud loopt tot en met 31 december 2026 en kent een opzegtermijn van drie maanden. De einddatum is dus 31 december, maar je moet uiterlijk 30 september hebben opgezegd. Wie in november bedenkt dat het contract afloopt, is zes weken te laat en zit vast aan nog een jaar.
Bij een opzegtermijn van zes maanden verschuift dat moment naar 30 juni. Bij zes maanden op een contract dat in maart afloopt, ligt de beslissing dus in september van het jaar ervóór.
De Wet van Dam helpt u niet
Bij consumentencontracten is een stilzwijgende verlenging aan banden gelegd: de zogenoemde Wet van Dam zorgt ervoor dat een abonnement na de eerste looptijd maandelijks opzegbaar is. Die bescherming geldt uitsluitend voor consumenten. Een woningcorporatie is dat niet. Tussen bedrijven geldt gewoon wat er in het contract staat, en dat is precies waarom de clausule blijft werken zoals hij is bedoeld.
Rekent u erop dat u er onderuit komt omdat de verlenging "onredelijk" is, dan rekent u op iets wat zelden standhoudt. De uitweg ligt niet achteraf maar vooraf.
Wat wel werkt
Reken de uiterste opzegdatum uit en zet die in de agenda, niet de einddatum. En zet er een herinnering bij die ruim vóór dat moment afgaat: opzeggen is meestal een besluit dat door meer dan één persoon moet, en dat kost weken.
Leg vast waarom u niet opzegt. Een verlenging die bewust is aangegaan is prima. Een verlenging die is overkomen, is een verlies dat niemand kan uitleggen aan de accountant of de raad van commissarissen.
Pas de clausule aan bij een nieuw contract. Een looptijd met opties die je actief moet lichten ("2 x 1 jaar, te verlengen op schriftelijk verzoek") zet de bewijslast aan de goede kant. Dat kost bij het tekenen één zin en scheelt later een jaar.
Weet wat een gemiste opzegging kost. Bij een contract van € 180.000 per jaar is een onbedoelde verlenging geen administratief foutje maar een uitgave ter grootte van een half woningonderhoudsbudget van een complex. Dat getal maakt het gesprek intern een stuk eenvoudiger.
Hoe ContractenWacht dit doet
ContractenWacht leest de einddatum en de opzegtermijn uit het contract, rekent de uiterste opzegdatum uit en zet die als actie op het dashboard, met het aantal dagen dat u nog heeft. Staat er in het contract dat het stilzwijgend verlengt, dan telt dat mee in de risicoscore en wordt het bedrag zichtbaar gemaakt dat op het spel staat.