In deze verklaring staat welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, en met wie wij ze delen. We houden het zo concreet mogelijk: geen algemeenheden waar u niets aan heeft.
Wij dragen twee petten
Dat onderscheid bepaalt de rest van deze verklaring, dus we beginnen ermee.
Als u deze website bezoekt
Dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen zelf wat er met uw gegevens gebeurt. Dat is hier heel weinig — zie het kopje hieronder.
Als uw corporatie ContractenWacht gebruikt
Dan zijn wij verwerker. Uw corporatie bepaalt welke gegevens er in het systeem komen en waarvoor; wij verwerken die uitsluitend in opdracht van uw corporatie en volgens de verwerkersovereenkomst die we met elkaar tekenen. Wij gebruiken die gegevens nooit voor eigen doeleinden, verkopen ze niet, en delen ze niet met andere klanten.
Deze website
De website plaatst geen cookies, gebruikt geen bezoekersstatistieken en volgt u niet. Er is dus ook geen cookiemelding: er valt niets te weigeren.
Wat er wél gebeurt bij een bezoek:
- Serverlogboeken. Onze hostingpartij legt technisch noodzakelijke gegevens vast, zoals uw IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Dat is nodig om de site te kunnen leveren en te beschermen tegen misbruik. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, veilige website.
- Lettertypen van Google. De opmaak van deze pagina gebruikt twee lettertypen die van de servers van Google worden geladen. Daarbij ziet Google uw IP-adres. Wij sturen zelf geen andere gegevens mee en gebruiken geen Google-diensten voor statistieken of advertenties.
- Softwarebibliotheken in de applicatie. De applicatiepagina (niet deze website) haalt bij het openen een aantal standaard softwarebibliotheken op bij vier distributienetwerken: unpkg, cdnjs, jsDelivr en de Tailwind-dienst. Die zien het IP-adres van de browser en verder niets: geen contractgegevens, geen documenten, geen dossiergegevens. Zij zijn daarom geen subverwerker. Eist uw corporatie dat er vanaf de werkplek geen verbinding met partijen buiten de EER wordt gelegd, dan kunnen wij deze bestanden op onze eigen hosting zetten.
- Als u ons mailt. Dan verwerken wij uw naam, e-mailadres en de inhoud van uw bericht om te kunnen antwoorden. We bewaren die correspondentie zolang dat voor het contact nodig is, en verwijderen hem daarna.
De applicatie ContractenWacht
Werkt uw corporatie met ContractenWacht, dan staan de volgende gegevens in het systeem. Uw corporatie is hiervoor verantwoordelijk; wij verwerken ze in opdracht.
| Welke gegevens | Waarvoor |
|---|---|
| Accountgegevens van medewerkers naam, zakelijk e-mailadres, rol, of het account actief is |
Toegang verlenen, rechten bepalen, en herinneringen sturen naar de juiste persoon |
| Contractgegevens partijen, looptijden, tarieven, prestatieafspraken, risico's, eigen notities |
De kern van de dienst: contracten bewaken en signaleren wat er moet gebeuren |
| Contactpersonen uit contracten naam, functie, telefoonnummer, e-mailadres van medewerkers van opdrachtnemers |
Zodat de contractmanager weet wie hij moet bellen |
| Documenten contracten, bijlagen, offertes, facturen, correspondentie |
Het contractdossier, en de tekst waarop vragen worden beantwoord |
| Taken en gespreksverslagen omschrijving, eigenaar, deadline, aantekeningen, afspraken |
Opvolging van wat er uit een contract voortkomt |
| Gesprekken met de assistent uw vragen en de antwoorden |
Het gesprek kunnen vervolgen. Deze gesprekken zijn persoonlijk: collega's en de beheerder van uw corporatie kunnen ze niet inzien |
| Logboek van wijzigingen wie wijzigde wat en wanneer |
Verantwoording en het kunnen naslaan van wijzigingen |
| Verbruiksgegevens aantal AI-aanvragen en de kosten daarvan |
Facturatie en het bewaken van het afgesproken maandplafond |
Waar de gegevens staan
Alle contract- en accountgegevens staan opgeslagen in een database in Frankfurt, binnen de Europese Unie. Elke corporatie is technisch afgeschermd van elke andere: die scheiding zit in de database zelf en niet in de applicatie, zodat ook een aanroep die de applicatie omzeilt geen gegevens van een andere corporatie kan opvragen.
Wat er met de contracttekst gebeurt
Voor het analyseren van een contract, het beantwoorden van vragen, het opstellen van een brief en het controleren van een factuur wordt de betreffende tekst over een beveiligde verbinding naar het taalmodel van Anthropic gestuurd. Dat gebeurt uitsluitend om die ene opdracht uit te voeren en het antwoord terug te geven. Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten; hierover zijn afspraken vastgelegd in de verwerkersovereenkomst. Vraag ons om de actuele versie als u de details wilt inzien.
Dit verandert binnenkort. Wij verhuizen de AI-verwerking van Anthropic in de Verenigde Staten naar AWS Bedrock in de Europese Unie. Vanaf dat moment is Amazon Web Services de subverwerker voor het taalmodel in plaats van Anthropic, en verlaat de inhoud van uw contracten de Europese Unie niet meer. In welke EU-landen dat gebeurt staat in de subverwerkerslijst. Technisch is die overstap gereed; wij wachten op de accountverificatie bij AWS.
Tot dat moment geldt wat hierboven staat: de tekst die u laat analyseren wordt in de Verenigde Staten verwerkt, voor de duur van die ene opdracht. Wij melden de overstap bij onze klanten en passen deze verklaring op dezelfde dag aan, met een nieuwe datum bovenaan.
Wie wij inschakelen
Wij maken gebruik van de volgende subverwerkers. Met elk van hen hebben wij afspraken over de bescherming van uw gegevens.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Supabase (op infrastructuur van Amazon Web Services) | Database, documentopslag en inloggen | Frankfurt, EU |
| Anthropic | Het taalmodel dat contracten leest en teksten opstelt | Verenigde Staten |
| Netlify | Hosting van de website en de applicatie | Verenigde Staten / wereldwijd netwerk |
| Resend | Verzending van herinnerings- en accountmails | Europese Unie |
| PDOK (Kadaster) | Adressen opzoeken bij het opstellen van een brief. Alleen de ingetypte zoekterm gaat hierheen, geen contract- of persoonsgegevens uit het dossier. | Nederland |
| KvK (Kamer van Koophandel) | Bedrijven en vestigingsadressen opzoeken in het Handelsregister, voor het invullen van adressen in brieven. Alleen de zoekterm of het vestigingsnummer gaat hierheen, geen contract- of persoonsgegevens uit het dossier. De opvraging loopt via onze server, dus de KvK ziet niet het IP-adres van de gebruiker. | Nederland |
De altijd actuele lijst, met versiedatum, staat op subverwerkers.html. Die pagina is leidend; wijkt deze tabel daarvan af, dan geldt die pagina.
Deze lijst houden wij actueel. Schakelen wij een nieuwe subverwerker in, dan melden wij dat vooraf bij onze klanten, zoals in de verwerkersovereenkomst is afgesproken.
Hoe lang wij gegevens bewaren
- Contract- en accountgegevens blijven staan zolang uw corporatie klant is. Het contractdossier is immers bedoeld om jaren mee te gaan.
- Na beëindiging leveren wij de gegevens op verzoek terug in een gangbaar formaat en verwijderen wij ze daarna definitief van onze systemen. Uw corporatie kiest binnen 30 kalenderdagen na het einde tussen teruggave en verwijdering; verwijdering uit de productieomgeving gebeurt binnen 30 kalenderdagen. Dat staat zo in de verwerkersovereenkomst.
- Verwijdert u zelf een contract in de applicatie, dan gaan de bijbehorende documenten en taken mee naar de prullenbak en zijn ze terug te zetten. Er is geen automatische opschoning van de prullenbak: een item blijft daar staan tot een beheerder het definitief verwijdert.
- Gesprekken met de assistent kunt u zelf op elk moment wissen met de prullenbak in het gespreksvenster.
Hoe wij de gegevens beveiligen
- Al het verkeer verloopt versleuteld (HTTPS/TLS).
- Elke corporatie ziet uitsluitend haar eigen gegevens; die afscherming is afgedwongen in de database.
- Binnen een corporatie gelden drie rollen: een beheerder regelt alles, een bewerker beheert contracten, een lezer kijkt alleen mee.
- De sleutel voor het taalmodel staat uitsluitend op onze server en is voor gebruikers niet in te zien of te gebruiken.
- Wachtwoorden zijn voor ons niet leesbaar; gebruikers stellen die zelf in.
- Wijzigingen aan contracten, taken en inkooptrajecten worden vastgelegd in een logboek.
Uw rechten
U heeft het recht op inzage in uw gegevens, op correctie of verwijdering, op beperking van de verwerking, op bezwaar, en op overdracht van uw gegevens.
Bent u medewerker van een corporatie die met ContractenWacht werkt? Richt uw verzoek dan aan uw eigen organisatie. Zij bepaalt wat er met de gegevens gebeurt; wij mogen niet zelfstandig gegevens verstrekken of verwijderen. Wij helpen uw organisatie uiteraard om zo'n verzoek uit te voeren.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder. Dat kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Datalekken
Ontdekken wij een datalek dat uw gegevens raakt, dan melden wij dat onverwijld en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking bij de betrokken corporatie, ook buiten kantoortijd, met wat wij weten over de aard en omvang en over de maatregelen die wij treffen. De corporatie beoordeelt vervolgens als verwerkingsverantwoordelijke of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij betrokkenen nodig is; wij leveren daarvoor de informatie aan.
Contact
ContractenWacht, Amersfoort
E-mail: info@contractenwacht.nl
KvK: 98578405
Wijzigingen
Verandert er iets aan de manier waarop wij gegevens verwerken, dan passen wij deze verklaring aan en veranderen wij de datum bovenaan. Bij wijzigingen die onze klanten raken, laten wij dat weten zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst.